четверг, 13 сентября 2012 г.

Один мой день с Битрикс 24

Многие думают, что применение таких внушительных инструментов, как системы менеджмента проектов и системы учета взаимоотношений с клиентами ( или CRM-системы ), востребовано только в масштабах крупных компаний и неоправданно на уровне маленькой организации.

Так думала и я до того, как начала использовать Битрикс 24. До этого я, как и многие начинающие предприниматели, вела ежедневник, отчеркивала себе памятки на магнитно-маркерной доске, ставила напоминания о важных задачах в телефоне, учитывала продажи, долги и взаиморасчеты с клиентами и сотрудниками в Еxcel - в общем проделывала весь набор заурядных, обыденных действий, даже не задумываясь над тем, сколько времени я трачу на все эти записи и, что еще более важно, - на поиск нужной информации в дальнейшем.

Давайте знакомиться. Я – индивидуальный предприниматель Бедросова. Но ИП Бедросова – это не только я, а и моя маленькая команда. Мы отложили в сторону ежедневники и уже давно не перечитываем по 30 раз логи своих переписок в скайпе в надежде быстро найти необходимую информацию. Наша команда сделала однозначный и окончательный выбор в пользу Битрикс 24, для ведения служебной переписки и учета выполнения задач.

Что же такое битрикс 24? Определение этому сервису легко можно найти в интернете, я же, как практик, расскажу о нем на примере. Давайте посмотрим, как распланирован обычный рабочий день моей команды и насколько эффективны наши действия с применением нашего волшебного помощника.
Рисунок 1 – Живая лента.

Первое, что мы делаем, начав свой рабочий день с Битрикс 24 – это просматриваем запланированные ранее задачи и дела, оцениваем объем работы и составляем план работы на день. Большие задачи разбиваем на подзадачи и распределяем между коллегами.

Зайдя в портал Битрикс 24, мы сразу попадаем на страницу Живой ленты (Рисунок 1, кликнув по этому и другим рисункам, можно просмотреть их крупно), в которой отображаются все последние изменения, внесенные каждым членом нашей команды.

На страницах портала очень наглядно показана информация о новых задачах, изменении статуса задач, о загрузке новых файлов, о добавлении новых комментариев по задачам и многое другое. Живая лента – очень удобный инструмент – бегло просмотрев ее, сразу можно вспомнить, на чем мы с коллегами остановились вчера. С ее помощью я так же узнаю, что они успели сделать без меня. Это избавляет нас от необходимости проводить утренние совещания и экономит наше время.

Те дела, которые не требуют обсуждения и которые я планирую сделать сама, а также различные запланированные мной организационные мероприятия, я отмечаю в своем календаре в Битрикс 24 (рисунок 2).
Рисунок 2 - календарь

Добавлять события в календарь очень удобно – достаточно щелкнуть мышкой в нужной ячейке. События в календаре можно помечать разными цветами. Например, я использую зеленый цвет для всех событий, желтый для тех дел – которые можно отложить на будущее и красный для очень важных дел. Наглядность отображения календаря позволяет планировать дела хоть на месяц вперед, и сразу будет видно, если возникнут накладки. Также очень удобно, что ближайшие события из календаря видны на странице живой ленты в блоке, который так и называется: «Ближайшие события». Кроме того, я синхронизировала этот календарь со своим Android phone, и теперь, где бы я ни была, и чем бы ни занималась, я могу в любой момент времени свериться со своими рабочими планами. Например, сегодня я вижу, что мне нужно сверить данные по своим авансовым платежам с налоговой.

Задачи, над которыми мы работаем вместе с моими коллегами, мы группируем по проектам. С этой целью я завожу группы (Рисунок 1 и Рисунок 2, левая часть). Одна группа соответствует одному проекту, над которым мы работаем. В группу я приглашаю тех своих коллег, которые вовлечены в данный проект. Группы «Экстранет» отличаются от обычных групп тем, что я могу пригласить для работы в них сторонних разработчиков, и они будут иметь доступ к порталу только в рамках той группы, в которую приглашены.

В раздел «Файлы» конкретной группы (Рисунок 3) мы добавляем все то, что прислал нам заказчик по данному проекту: техническое задание, макеты дизайна, какие-то другие материалы, и все эти файлы – доступны всем сотрудникам, работающим над проектом - не нужно пересылать их каждому по отдельности. В раздел Wiki мы выкладываем нашу внутреннюю информацию по проекту, которая должна быть известна всем членам группы – например, данные для доступа к хостингу заказчика.
Рисунок 3 – файлы группы

У каждой группы есть свой календарь. Его функционал такой же, как и у личного календаря, о котором я писала выше (Рисунок 2). В календаре группы мы отмечаем важные вехи – даты сдачи этапов проекта, а также даты запланированных совещаний с заказчиками.

И конечно, в каждой группе мы создаем задачи и распределяем их между собой. К конкретной задаче можно прилагать файлы и рисунки, и вести обсуждение в комментариях (Рисунок 4).
Рисунок 4 – обсуждение задачи.

Обсуждения можно вести и вне задач, если, например, они ни к одной из текущих задач не относятся. Для этого в Битрикс 24 существует удобный встроенный месседжер (Рисунок 5). Когда в месседжере у сотрудника есть непрочитанные сообщения, а сотрудник находится вне портала, ему приходит уведомление на e-mail.
Рисунок 5 – месседжер

Продолжая разговор о задачах, следует отметить, что в Битрикс 24 очень удобно просматривать как список задач по одному проекту (группе), так и список задач по всем группам сразу (Рисунок 6).
Рисунок 6 – задачи

Еще один инструмент, который мы активно используем в Битрикс 24 – это CRM система (система учета взаимоотношений с клиентами). Так как мы работаем с использованием упрощенной системы налогообложения, нам очень важно четко знать доход, который мы получаем. Конечно, мы собираем и бумажные акты, которые отдаем заказчикам, и можем подсчитать прибыль, пролистав их все и просуммировав величину дохода с каждого проекта. Но удобнее, когда все суммы сразу хранятся в одном месте – на странице сделок в Битрикс 24 (Рисунок 7, суммы затерты). Вот и сегодня я обратилась к данной странице, чтобы просмотреть суммы своих ежемесячных доходов для сверки авансовых платежей.
Рисунок 7 – сделки

На данный момент я учитываю только уже заключенные сделки, потому что все переговоры с заказчиками я веду лично и на данном этапе развития моего бизнеса, мне не важен анализ «воронки продаж». Но я думаю, что со временем я начну использовать CRM систему Битрикс 24 в полной мере, благо она очень удобна и, что немаловажно, позволяет строить очень наглядные отчеты.
 Рисунок 8 - мое рабочее место с Битрикс 24 на мониторе

Битрикс 24 - облегчил трудовые будни нашей команды и значительно повысил эффективность нашего труда. Я рекомендую этот замечательный сервис каждому руководителю, заинтересованному в росте и развитии как своего бизнеса, так и своей команды. Будьте лучшими в своей сфере, достигайте самых немыслимых вершин, увеличивайте в разы эффективность вашего труда, и да поможет вам Битрикс!

© Бедросова Юлия и Ханусяк Юлия, сентябрь 2012

7 комментариев:

olemko комментирует...

Спасибо за обзор, Юлия!

Анонимный комментирует...

Отличный обзор! Я тоже использовал Битрикс, но затем перешел на WireCRM

Анонимный комментирует...

имея опыт пользования, о битрикс24 невозможно хорошо отзываться.

Степан Богатырёв комментирует...
Этот комментарий был удален администратором блога.
Анонимный комментирует...

Не смог подключить на битриксе своего провайдера ip телефонии, использую сейчас intrum crm

Анонимный комментирует...

Ларчик просто открывается. Юля - работает с Б24. Уверен, что разобравшись с системой для клиентов, Юля поплевалась и написала сей рекламный пост. А может и пиар Битрикса ей подкинул его)))

Чтобы Б24 внедрить, да еще и в России, да еще и так быстро и с таким удовольствием сотрудников и собственников... Да ни в жисть...

Юлия комментирует...

Я внедряю Битрикс24 так, что клиенты довольны. Но это, конечно, дорогое удовольствие.