воскресенье, 31 июля 2016 г.

Битрикс24 - пакетное изменение ответственных за лиды/компании и все связанные с ними сущности

В некоторых организациях, где мы внедряли Битрикс24 практикуется такой регламент: вся CRM система раз в период перетасовывается между ответственными менеджерами.

Менять ответственных вручную - достаточно трудоемкий процесс даже когда речь идет о смене ответственного всего за один лид или компанию: ведь нужно сменить его и в лиде, и в компании, и во всех сделках, делах и задачах, которые прикреплены к лиду или компании. А если где-то забыть сменить - то у менеджера могут возникать проблемы с доступом к какому-нибудь старому письму клиента, прикрепленного к сущности CRM и важного для общего понимания истории взаимодействия с данным клиентом. Если же нужно сменить ответственных, к примеру, для 100 лидов или компаний - процесс становится вообще практически нереализуемым вручную.

Для того, чтобы упростить нашим заказчикам процесс смены ответственного за сущность  в CRM Битрикс24 мы разработали бизнес-процессы смены ответственного за лид и за компанию вместе с привязанными к ним сущностями, а так же механизм, позволяющий менять ответственных за лиды и компании и их связанные сущности - пакетно.

Пользователь с правами на смену ответственного или с правами суперадминистратора портала может запустить процесс смены ответственного для лида или для компании:


Запущенный бизнес-процесс просит пользователя указать нового ответственного, после чего ответственный за данную сущность (лид или компанию), а так же ответственный за все сущности, связанные с данной (сделки, дела, задачи) переводятся на указанного ответственного, и данное изменение сохраняется в истории. 

Для чего сохранять предыдущего ответственного в историю? Для того, чтобы в дальнейшем можно было проверить, не был ли уже данный менеджер ранее ответственным за данную компанию или лид. При перетасовке CRM системы это бывает важно.

Сами бизнес-процессы по смене ответственного и для лида, и для компании - достаточно простые, однако они избавляют пользователей от множества рутинных действий:


Пакетная смена ответственных за лиды/компании - более интересный кейс. Перед нами стояла задача: брать данные по новым ответственным за компании/лиды из csv файла и переводить указанные лиды/компании вместе со всеми прикрепленными к ним сущностями пакетно и пошагово (чтобы при этом не создавалась излишняя нагрузка на сервер). Так как данный кейс необходимо было реализовать в коробочной версии Битрикс24, мы решили взять за основу стандартный Битриксовый механизм импорта данных из csv и написать импорт данных для смены ответственного по аналогии с ним. (Я уже как-то писала в своем блоге, как удобно писать разные пакетные импорты в битрикс/ экспорты из битрикс на основе этого механизма).


Пользователь - администратор портала запускает профиль импорта для смены ответственных в лидах или компаниях, заполняет параметры импорта, нажимает "Далее" и процесс смены ответственных запускается для всего файла в пошаговом режиме.



Формат файла - это всего 2 колонки: ID лида (или ID компании) и логин ответственного.

Для того, чтобы сделать перетасовку CRM между менеджерами руководителю достаточно дать команду, и администратор портала может в считанные минуты выгрузить текущие ID лидов/компаний с ответственными менеджерами в exсel, отрандомайзить колонки, внести при необходимости какие-то изменения вручную и загрузить новую расстановку обратно в CRM систему.



3 комментария:

Сергей М комментирует...

Добрый день
За сколько вы готовы повторить нам БП по смене ответственного для Б24 в облаке
суть простая.

Есть список Лидов с одним ответственным
Этот ответственный создает задачу к которйо присоединяет определенные лиды (проверить лид А,Б,В) как только он поставил задачу, в CRM у текущих лидов должен смениться ответственный на того, кому поставлена задача

Юлия комментирует...

Добрый! Ну это не тема для публичного обсуждения. Добавляйтесь в скайп. Логин Bedrosova - поговорим.

Анонимный комментирует...

Не могу найти вас в скайп